GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF (F./H.) - ÉCOLE TRANSFORMATION HOSPITALIÈRE (E.T.H.) - PROJET ALLIANCE

Description du poste

Grade

Grille de référence

ADJ ADM

Type de contrat

Contractuels acceptés

Pourcentage d’activité

100%

IDENTIFICATION DU POSTE :

1. Service / unité / département : Ecole de la Transformation Hospitalière
2. Site / localisation : CHU de Montpellier, site principal
3. Quotité de travail : 100%
4. Catégorie / grade / statut : Adjoint administratif
5. Type de contrat : CDD

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANISATION :

1. Rattachement hiérarchique : Cheffe de projet transformation ETH
2. Lien fonctionnel : Equipe de l’École de la Transformation Hospitalière ; équipe de la DAM ; équipe de la formation continue, équipe du projet Alliance IA
3. Encadrement exercé : aucun

CONTEXTE ET FINALITÉ DU POSTE :

Appuiadministratif au projet de l’école de la transformation hospitalière que ce soit dans la gestion administrative des formations que dans l’appui à l’organisation des process et évènements de la structure.

MISSIONS PRINCIPALES :

Gestion administrative ETH

1. Accueil, orientation, conseil et information aux personnes (agents, formateurs et usagers) sur les activités et le fonctionnement de l’ETH
2. Réception et traitement des appels téléphoniques, des messages électroniques
3. Appui à l’organisation des campagnes d’inscriptions, et des différents formats proposés au sein de l’ETH (Conférences, ateliers, formations, webinaires…)
4. Secrétariat administratif du Chef de projet et de l’équipe projet ETH

Gestion du process de formation ETH

1. Contrôle de l'application de la réglementation et des règles RH propres à l'établissement dans le domaine de la formation pour les formations ETH
2. Gestion administrative collective et individuelle des agents inscrits dans une formation du dispositif ETH
3. Préparation et rédaction de courriers et/ou documents relatifs à son domaine d'activité (fiche de formation, convention, convocation, liste d’émargement)
4. Renseignement et suivi de bases de données RH, tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières
5. Suivi administratif et financier des actions de formation réalisées et/ou à réaliser (Plan de formation, sous-commission CSE, suivi des enveloppes)
6. Préparation et mise en œuvre des procédures liées à la gestion des actions de formation de l’ETH
7. Réalisation de bilans d'activité, suivi des indicateurs (nombre d’apprenants, suivi des cohortes)
8. Traitement des questionnaires de satisfaction (QR Code, sphinx ou archivage papier)

Vente de formation :

1. Contribution à la vente de formation : enregistrement des actions de formation dans FORMEISFC
2. Commande et ouverture des sessions de formation
3. Organisation : réservation de salle, matériels, préparation des sacs de goodies, réservation pour la restauration (traiteur CHU utilisation d’intranet ; si autre traiteur regarder le marché CHU ou réservation auprès d’un restaurateur)
4. Suivi : diffusion, inscription, contrôle et envoi des conventions, envoi des convocations de formation, émargement, suivi de l’absentéisme, gestion annulation et/ou report
5. Suivi du bilan financier dans tableaux de bord
6. Veille au respect des normes qualités Qualiopi (mise à disposition des pré /post-test, questionnaire de satisfaction, remise du pack formateur interne)
7. Opérations comptables : envoi des conventions de formation, paiement des formateurs internes et/ou intervenants externes (M-RH), et paiement des heures dans EVP (Elément Variable de Paie -Excel) pour les intervenants externes, élaboration des titres de recettes pour facturation aux Etablissements extérieurs (PASTEL), remise du bordereau à la régie 44 de l’IFMS.

CONDITIONS D’EXERCICE ET CONTRAINTES PARTICULIÈRES :

1. Amplitude horaire : 7h30 dans la fourchette 8h – 18h
2. Repos : samedi-dimanche
3. Télétravail : Télétravail possible après six mois, selon les exigences du projet

Autres détails