Description du poste
DÉFINITION
Gestion du personnel : Gestionnaire RH de proximité du site IFMS, il/elle assure la gestion des plannings et du temps de travail, le suivi des situations administratives des agents, l’interface avec la DRH centrale, l’accompagnement RH des agents et cadres.
Gestion financière et comptable : Gestionnaire administratif et financier, il/elle assure le suivi des conventions, la facturation des formations et frais de scolarité, les remboursements, les contrôles financiers en lien avec la DAF, le suivi budgétaire et comptable des activités.
Gestion qualité : appui à la coordination administrative des groupes de travail et COPIL, suivi documentaire et archivage, contribution à la formalisation des processus et à l’animation du plan d’amélioration de la qualité (PAQ).
Encadrement de proximité :
- L’ADCH de l’IFMS
- L’adjoint au coordonnateur
- Le coordonnateur général de l’IFMS
MISSIONS ET ACTIVITÉS
GESTIONNAIRE DE LA DRH DE SITE IFMS
Périmètre : IFMEM, IFA, IADE, IFCS, Coordination, CRD, médecine préventive
-Gestion des plannings sur Chronos des PROMO PRO : absentéisme, formation, accident de travail, congés annuels, RTT, changement des rotations horaires, des temps de travail, gestion du temps de travail etc…
-Gestion RH des agents de l’IFMS : Maladie, changement de situation, d’adresses, etc.
-Missions d’accueil, d’information et d’accompagnement des agents/promo pro dans leurs problématiques RH.
-Assistance des cadres dans leurs problématiques RH.
-Interface entre IFMS / DRH-F et inversement (GTT, carrières, contractuels, SIRH, etc.)
-Contrôle mensuel du planning pour chaque agent pour la validation de la paie.
-Participation à l’articulation de la politique et des mesures nouvelles de la DRH-F.
-Création d’accès aux nouveaux étudiants et nouveaux agents.
-Participation à la bonne intégration des nouveaux arrivants.
GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE
Périmètre : IFMEM, IFA, IADE, IFCS
-Etablissement et suivi des conventions des CH et organismes privés extérieurs
-Facturation des frais de scolarité, frais d’inscription, concours d’entrées, formations des OPCO, Caisse des dépôts et consignations pour les CFP, et autofinancements des étudiants et des actions subsidiaires sur PASTEL RD - - - des 9 écoles
-Remboursements des frais d’inscription pour les élèves boursiers
-Contrôle de cohérence annuels avec la DAF
-Assistance sur des activités de l’ADCH : Bilan pédagogique et financier, suivi et contrôle des comptes pour le Compte financier et EPRD pour la DAF, et prévisions bi-annuelles des recettes
PARTICIPATION A LA DEMARCHE QUALITE DE L’IFMS ET DE LA FORMATION CHU
-Coordination administrative des groupes de travail et des COPIL (planification réunion, réservations de salles, suivi du calendrier, mise en forme des présentations et compte rendu ).
-Support à la gestion des processus qualité et à la mise en forme des processus.
-Enregistrement et suivi documentaire sur sharepoint et qualidoc.
-Suivi du plan d’action qualité.
-Participation aux réunions fonction centrale qualité.
PARTICIPATION AU MISSIONS DE COORDINATION DE L’IFMS / PROJET DE L’IFMS
-Participation aux projets de la coordination de l’IFMS, Projets communs à plusieurs écoles.
-Participations aux évènements engagé par l’IFMS.
-Participation à l’amélioration de la qualité de l’établissement en général.
TRAVAIL EN BINOME AU BLG
-Assure une coordination étroite avec son binôme du BLG et l’ADCH afin de garantir la continuité du service et des missions en cas d’absence de l’un des agents.
-Apporte un appui opérationnel et organisationnel à son binôme, notamment lors de situations complexes, urgentes ou à forte charge de travail.
L’agent recruté est affecté à une mission principale définie dans le présent descriptif de poste. Il peut également être sollicité pour contribuer à des actions transversales ou mutualisées au sein des différents instituts de formation, en fonction de ses compétences et expertises.
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE :
Adjoint des Cadres Hospitaliers.
RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES
Exerce ses fonctions, sous la responsabilité de l’adjoint des Cadres Hospitaliers, l’adjoint au coordonnateur général de l’IFMS et du Coordonnateur général de l’IFMS.
En collaboration avec :
•Direction de l’IFMS
•Directrice des Ressources Humaines et de La Formation du CHU
•Direction des affaires financières
•Les différentes Ecoles et Instituts de l’IFMS : directeurs et formateurs
•Les secrétariats pédagogiques
EXIGENCES DU POSTE
DIPLÔME(S) PROFESSIONNELS REQUIS OU SOUHAITÉS
Baccalauréat STMG option gestion finances de préférence
FORMATION(S) ET EXPÉRIENCE(S) REQUISE(S) OU SOUHAITÉE(S)
Expériences souhaitées en :
-Gestion RH
-En comptabilité, gestion financière.
-En gestion de la qualité.
Autres détails
Profil recherché
CONNAISSANCES, COMPETENCES ET CAPACITES
CONNAISSANCES :
•Des règles RH de la fonction publique et charte GTT.
•Bureautique, connaissance du tableur Excel.
•Utilisation du logiciel M-RH et Chronos.
•Utilisation de logiciels de gestion financière : PASTEL RD et PASTEL REGIE, MAGH2
•Utilisation du logiciel M-RH et Chronos.
•Des notions qualités.
COMPETENCES :
•Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétences.
•Définir, allouer et optimiser les ressources au regard des priorités, des contraintes et variations externes/internes.
•Fixer des objectifs, mesurer les résultats.
•Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel.
•Communiquer auprès d'interlocuteurs variés.
•Capacité à travailler en équipe.
CAPACITES :
•Organisé(e), méthodique et rigoureux(se),
•Communiquant(e),
•Autonome,
•Polyvalent(e),
CONDITIONS D’EXERCICE
Statut du poste : Adjoint administratif
Quotité temps de travail : 80%
Horaire : 8h – 16H00 ou 8h30 – 16h30.
Droits aux congés : 25 CA
RTT : 105 heures DRTT
Télétravail : télétravail possible sous respect de la charte TTV
PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITÉ
Instituts de formation aux métiers de santé (IFMS) – Coordination de l’IFMS - C.H.U. Montpellier– 1146 Avenue du Père Soulas – 34295 Montpellier, Cedex 5.
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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