Description du poste
Grade Grille de référence: ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER
Type de contrat: Contractuels acceptés
Pourcentage d’activité: 80%
DÉFINITION :
Le poste vise à soutenir les activités administratives et organisationnelles de
l’équipe recherche, notamment :
· La gestion des agendas et des réunions,
· Le suivi administratif des projets de recherche,
· L’appui à la préparation des documents scientifiques et logistiques,
· L’accueil et l’orientation des interlocuteurs internes et externe
Service : Psychiatrie
Responsable : Professeur Amaria BAGHDADLI
Référence : 104058
Horaires : 9h00-17h00
Repos : samedi-dimanche
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Activités en lien avec le suivi des participants :
- Gestion des RDV des participants dans le respect des protocoles (screening, délais entre chaque visite, enregistrement dans DxCare et DxPlanning envoi de courriers ou mails de convocation…)
- Suivi des remboursements des déplacements des participants
- Suivi et relance des participants : consentements, justificatifs (courriers de diagnostiques, échographies, …)
Activités en lien avec le suivi des projets de recherche :
-Suivi des conventions, contrats et des avenants : suivre les actions de la DRI/CESP et s’assurer de la réalisation
- Ordres de mission de l’équipe et suivi des remboursements des frais
- Demande devis pour relecture d’article en anglais + paiement facture (en lien avec la DRI),
- Demande de devis : fournisseurs identifiés ou en lien avec la direction des achats,
- Suivi des achats : questionnaires de passation, matériel informatique, papeterie (fiches de liaison ou PAD)
- Commande d’impressions auprès de la reprographie
- Organisation de réunions : tout le processus (y compris compte-rendu et questionnaire de satisfaction), archivage
- Mailing publipostage : pour optimiser les inclusions dans la cohorte : BDD + envoi
- Gestion BALF (cohorte MARIANNE, contact MARIANNE, cohorte ELENA), attribution des taches a l’ensemble de l’équipe
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES (internes et externes) :
• Equipe de recherche.
• Investigateurs.
• Participants.
• Direction de la Recherche et de l’Innovation.
LIAISONS HIÉRARCHIQUES :
• Chef de Service
• Cadre des secrétariats médicaux du Pôle.
• Cadre administratif du pôle.
CORRESPONDANCE STATUTAIRE (grade) :
Adjoint administratif hospitalier
Autres détails
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS :
Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques : connaissance des principaux logiciels :
traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers
Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
Bonne expression orale et écrite
Compétences relationnelles
Capacité relationnelle dans l’usage des outils de communication
: téléphone et internet
Compétences organisationnelles
Savoir s’organiser efficacement
Savoir être réactif et disponible – Autonomie – Sens aigu de l’initiative
Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
Capacité à hiérarchiser les urgences, à entretenir les relations
professionnelles du coordonnateur et de l’équipe
Compétences spécifiques liées au poste
Capacités relationnelles, grande curiosité professionnelle, adaptabilité,
SAVOIR ÊTRE REQUIS :
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement
Respect des procédures et des normes
Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions
Confidentialité, discrétion
Esprit d’analyse et de synthèse
Capacité à faire circuler l’information
CONNAISSANCES ASSOCIÉES :
Connaissance du fonctionnement du réseau CHU et INSERM : connaissances détaillées
Techniques de secrétariat et d’organisation : connaissances approfondies
Méthodologie de projets de recherche : connaissances détaillées
PRÉREQUIS INDISPENSABLES :
Maîtrise de l'orthographe, des règles dactylographiques.
PRÉREQUIS SOUHAITÉS :
Adaptabilité, réactivité, sens de l’organisation.
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier ! Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son territoire.
Intégrer nos équipes, c’est évoluer dans un environnement de pointe, et trouver du sens dans les valeurs du service public pour offrir à chacun, quelle que soit sa situation, les meilleurs soins.