Description du poste
Le Secrétariat aux affaires institutionnelles, territoriales et des autorisations est composé de 6 directions fonctionnelles :
Dans le cadre de la mutualisation des secrétariats au sein du Secrétariat aux affaires institutionnelles, territoriales et des autorisations, la personne recrutée partage sa quotité de temps de travail entre 3 directions :
• La Direction des affaires médicales (50%),
• La Direction des coopérations et de l’action territoriale (25%),
• La Direction des autorisations et de la politique du handicap (25%).
Le bureau partagé secrétariat est composé de :
• 1 secrétaire à la Direction des affaires médicales.
• 1 secrétaire en charge du secrétariat de la Commission médicale d’établissement.
• 1 poste de travail de secrétaire.
Par conséquent, il est attendu à minima, un back-up en période de congés ou d’absences exceptionnelles.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Mettre en œuvre les principales missions de secrétariat de direction :
O Accueil téléphonique et physique
o Orientation des appels et des personnes
o Gestion des agendas (alerte, planification temps de travail dossier) et des déplacements des directeurs affectés au secrétariat
o Organisation de réunions et prise de rendez-vous
o Organisation et suivi des instances territoriales
o Dépôt et suivi des conventions dans SPPART
o Elaboration des comptes rendus avec présence souhaitée au cours de certaines réunions
o Frappe/envois des courriers, note de service, tableaux et présentations POWERPOINT
o Gestion et archivage du courrier
o Création, classement des dossiers, préparation des dossiers en amont
o Supervision du prévisionnel de congés des directeurs
o Gestion des fournitures
ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE :
Assurer une bonne articulation entre les différentes directions fonctionnelles et notamment la DG et la présidence de CME (connaissance des absences et contraintes des principaux acteurs, etc.).
•Faire preuve de maîtrise de soi
•Faire preuve d’adaptabilité
•Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire
•Respecter la confidentialité
•Avoir le sens des responsabilités
•Faire preuve d’exigence et de rigueur dans le traitement des dossiers
•Être autonome
•Mobiliser les acteurs internes à la direction pour assurer une remontée des informations dans les délais impartis (note DG, CR, instances, etc.)
•Rendre compte des informations importantes et des difficultés rencontrées
PARTICULARITES DU POSTE :
Maîtrise nécessaire des impératifs en termes de délais imposés (instances, réunions, etc.).
Adaptabilité du fait du poste partagé.
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES (internes et externes) :
• Directeurs des 3 directions.
• Autres secrétaires
• Equipes cadres et gestionnaires des 3 directions
• Secrétariat présidence de la CME
• Secrétariat DG, autres directions fonctionnelles et pôles
• Médecins
• Cadres de pôle
LIAISONS HIERARCHIQUES :
• Directeurs des 3 directions
LIEU D’EXERCICE :
•Libellé Pôle ou Direction : Direction des Affaires Médicales, Direction des coopérations, Direction des autorisations et politique de handicap.
•Temps de travail : 100 %
•Horaires variables : 08h30-16h30 / 09h00-17h00 (amplitude horaire couverte par le secrétariat 08h30/17h00)
O Repos : 2 repos hebdomadaire
O Vacances d’été : sur programmation annuelle en complémentarité avec les autres secrétaires pour assurer la continuité de service.
O Vacances hors période d’été : sur programmation annuelle en complémentarité
PRINCIPAUX RISQUES PROFESSONNELS LIES A L’ACTIVITE ET MESURES PREVENTIVES :
Autres détails
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
Compétences Techniques :
Utiliser les outils informatiques propres à son domaine de compétence
Analyser, synthétiser des informations permettant une remontée de l’information qualitative
Concevoir, formaliser et adapter les modes opératoires/consignes relatives à son domaine de compétence
Identifier / analyser des situations d’urgence spécifiques à son domaine de compétence et savoir transmettre l’information
Compétences Relationnelles :
Créer une relation de confiance avec les membres de l’équipe
Assurer la confidentialité des informations recueillies dans le cadre de sa pratique professionnelle
Contribution à l’organisation :
Proposer des modes d’organisation efficients et facilitant la bonne circulation de l’information
COMPETENCES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE :
Niveau de compétences :
Connaissance de l’organisation médicale du CHU et des circuits décisionnels
Qualités rédactionnelles permettant d’élaborer un écrit professionnel (travail préparatoire du directeur)
SAVOIR ETRE REQUIS :
• Qualité d’écoute
• Disponibilité
• Discrétion
PREREQUIS INDISPENSABLES :
Expérience dans l’accompagnement d’un cadre de direction.
Qualités rédactionnelles.
Maîtrise des outils bureautiques
PREREQUIS SOUHAITES :
Connaissance de l’environnement hospitalo-universitaire souhaitée.
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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