SECRETAIRE DE DIRECTION A MI-TEMPS

Description du poste

DEFINITION

Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et des rendez-vous d’une direction fonctionnelle

-Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

-Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions…).

ACTIVITES PRINCIPALES

Rédaction et mise en forme de documents

• Courriers, notes, supports de présentation / communication pour la DLT ;
• Compte-rendu du staff de Direction ;
• Suivi des parapheurs
• Classement et archivage papier et électronique

Gestion des agendas et programmation des réunions

• Réservation de salles, convocation des participants ;
• Anticipe, sur toute l’année, les réunions régulières et/ou structurantes pour la DLT ;
• Suivi des déplacements (ordres de mission, réservation des billets de train, d’hôtels)
• Programmation des visites des établissements extérieurs

Accueil, information et orientation du public et des agents du CHU

• Filtre et oriente les appels téléphoniques
• Gestion des mails de la BALF secrétariat
• Réalise le tri et le suivi du courrier via le système de GED

Suivi des dossiers

• Centralisation des sujets pour les ordres du jour des instances (CHS-CT, CTE)
• Relance de l’équipe d’encadrement sur les différences échéances (RH, Finances, projets) ;
• Suivi administratif des dossiers RH (recrutements, renouvellements, demandes de retraite, changement temps de travail, … recensements des concours et des formations …)
• Conventions et avenants : rédaction et suivi
• Demande sur le portail de services informatiques

Commandes

• Commande de fournitures sur PAD
• Commande de dotations (masques, gel, …) sur SDT
• RECCO : enregistrement des accès aux selfs

ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE

Dossiers spécifiques

• Organisation des Jeudis d’Euro-médecine : planification des dates, gestion des inscriptions, des questionnaires de satisfaction…
• Centralisation du Plan Blanc sectoriel de la DLT et appui à l’élaboration de fiches actions pour chacun des secteurs.

Suppléances

• Gestion de la boite mail déchets en l’absence du responsable Déchets
• Suppléance téléphonique du secrétariat de la DTB

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES (INTERNES ET EXTERNES)

- Direction des Travaux et du Biomédical

- Direction des Ressources Humaines

- Unité de Gestion du personnel

- Direction Générale

- Personnel de l’établissement

- Clients externes

- Direction Coordination Générale des Soins

- Les secteurs de la DLT

- Etc. …

LIAISONS HIERARCHIQUES

-Directrice de la Logistique et des Transports

Activité du poste : 50%

Horaires : Administratifs du lundi au vendredi

Repos : Week-end et jours fériés

Lieu : Plateforme Euromédecine.

Autres détails