Assistant(e) administratif/ve de la Coordination Régionale de la Santé Sexuelle d’Occitanie

Description du poste

DEFINITION :

L’assistant(e) administratif/ ve travaille sous la responsabilité de la Coordinatrice régionale ; C’estun(e)interlocuteur(trice) pour tous les acteurs qui participent aux activités du CoReSS sur l’ensemble de son territoire.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Ses missions principales s'articulent autour des axes suivants :

Gestion Administrative et Organisationnelle :

· Assurer le secrétariat courant : gestion de l'agenda, organisation des réunions (convocations, préparation des supports, procès-verbaux), gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi), classement et archivage des documents (physiques et numériques).

· Prise de notes et rédaction des comptes rendus lors des réunions du comité. · Gérer les aspects logistiques des événements organisés par la coordination (formations, colloques, réunions partenariales, webinaires, etc.) : réservation de salles, gestion des inscriptions, organisation matérielle, suivi des prestataires.

· Assurer le suivi administratif des dossiers (conventions, partenariats, etc.).

· Participer à l'élaboration et au suivi des outils de gestion administrative et de reporting.

· Gérer des ordres de missions et formation des membres de l’équipe

· Gérer des commandes validées par la coordination de fournitures de bureau et de matériel de formation, suivi des stocks, veille au bon fonctionnement et à la répartition du matériel bureautique (photocopieur, fax, scanner et visioconférences…).

Communication et Information :

· Assurer l'accueil téléphonique et physique, filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins.

· Gérer la boite à lettre fonctionnelle du CoReSS Occitanie et relais des informations.

· Recensement et mise à jour permanente de l’annuaire des acteurs du CoReSS et des groupes de diffusion.

· Mettre en forme divers documents (courriers, notes d'information, présentations, etc.).

· Rédaction d’outils d’évaluation validés par le responsable de formation (questionnaire

Google drive, grilles d’évaluation des retours des formations)

· Diffuser l'information auprès des partenaires et des publics concernés (mise à jour de listes de diffusion, envoi d'informations ciblées).

· Participer à la mise à jour des outils de communication de la coordination (site internet, réseaux sociaux - en lien avec le/la chargé/e de communication si existant, newsletter).

· Assurer la veille documentaire et la diffusion d'informations pertinentes dans le domaine de la santé sexuelle.

· Gestion comptable de base :

· Préparer les éléments nécessaires aux demandes de remboursement et aux facturations.

· Soutien aux projets et partenariats :

· Apporter un soutien administratif et logistique à la mise en oeuvre des projets de la coordination.

· Faciliter la communication et les échanges avec les partenaires.

· Participer à l'organisation de rencontres et d'événements partenariaux.

Autres détails