Description du poste
DEFINITION :
1. Assurer la rédaction de conventions de partenariat et contribuer à la fluidité des partenariats
2. Assurer la gestion des dossiers d’autorisations sanitaires
3. Contribuer aux outils de pilotage des directions des autorisations et des coopérations
La qualité relationnelle est une compétence technique essentielle pour occuper ce poste et il est attendu de la part du professionnel en charge du poste de faire preuve d’ouverture d’esprit, de disponibilité dans l’échange et d’agilité
ACTIVITES PRINCIPALES :
L’adjoint des cadres du secteur coopérations, en lien avec les professionnels du secteur coopération et sous l’autorité de l’AAH de la direction, est en charge de :
•La formalisation des conventions de partenariats (individuelles ou d’établissement).
•La participation à l’évaluation budgétaire des coopérations.
•La préparation de supports de présentation destinés aux instances du CHU
•Travail partenarial avec les pôles et les interlocuteurs au sein du CHU ; ainsi qu’avec tous les partenaires extérieurs du CHU
•La contribution à la mise en œuvre de certains projets de partenariats (organisation de réunions, préparations de supports, participation à des échanges dans l’objectifs de mettre en œuvre le projet, ….)
•L’assurance d’une veille spécifique en matière règlementaire.
•La rédaction de documents ou notes prenant en compte les éléments stratégiques, réglementaires et organisationnels des dossiers qui lui sont confiés.
Les missions spécifiques confiées à :
•Référent évaluation de la direction et mise en œuvre des indicateurs de pilotage :
O L’élaboration de requêtes dans SPPART afin de contribuer au suivi des indicateurs de la direction
O La construction et le suivi des tableaux de pilotage de la direction des coopérations.
O Mise en œuvre du bilan annuel des coopérations en lien avec le directeur, les ingénieurs et AAH et la direction
•Référent pour le suivi d’un ou plusieurs partenaires prioritaires du CHU et est associé, à ce titre, à la construction des projets avec ce partenaire et au suivi des relations conventionnelles, parfois en lien direct avec le directeur des coopérations
• Réfèrent pour des actions et projets du bilan des 10 ans du GHT EHSA
• Sous réserve : référent actions politique du handicap (en cours de définition)
L’adjoint des cadres du secteur autorisations, en lien avec la Responsable des Affaires Générales, est en charge de :
• La coordination et le suivi des dossiers d’autorisations d’activités de soins, d’équipements lourds et des procédures d’autorisations et de labellisations spécifiques à certains secteurs qui se traduit par les principales actions suivantes :
-Le suivi et la gestion de la plateforme SI Autorisation ;
-L’aide aux cadres administratifs de pôle quant à l’utilisation de la plateforme SI Autorisation ;
-Le lien avec les directions fonctionnelles afin de récupérer les données nécessaires aux dossiers d’autorisation (Direction des Affaires médicales, Direction de la Qualité, DIM…)
-Interface entre la direction et l’ARS pour transmission des informations/questions liées à un dossier d’autorisation ;
-Participation à la rédaction de dossiers
-Transmission des dossiers d’autorisation à l’ARS.
-Rédaction de notes de contextes/synthèse en lien avec les activités gérées
-Formalisation des conventions rendus nécessaires par la réforme des autorisations et gestion de ces conventions jusqu’à leur signature ;
-Suivi des tableaux de bord du secteur autorisation (tableau de recensement des autorisations, tableau de suivi des conventions, des actions, des CTF…)
Transmission des compléments à l’ARS afin de préparer les CSOS et de la liste des professionnels appelés à y participer.
• Participation au suivi du Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens de l’Etablissement en liens avec les pôles hospitaliers concernés, en l’absence de la Responsable des Affaires Générales
• L’organisation de réunions liées aux enjeux posés par la réforme des autorisations sanitaires
• La coordination, l’organisation et le suivi des visites d’inspection et de conformité en lien avec son domaine d’activité, en back-up.
Mettre en œuvre les principales missions du suivi administratif :
•Accueil téléphonique
•Gestion du courrier
•Organisation d’évènements le cas échéant (visites d’experts…)
ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE :
• Assurer une bonne coordination entre tous les acteurs : professeurs, cadres administratifs de pôles, directions fonctionnelles
• Excellente maîtrise d’Excel requise
• Rendre compte des informations importantes et des difficultés rencontrées en lien avec les dossiers suivis
• Traitement de dossiers transversaux en coordination avec les acteurs concernés : professeurs, cadres administratifs de pôle, directions fonctionnelles
• Nécessité de réactivité dans le traitement de dossiers urgents à fort enjeu institutionnel
Autres détails
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
Compétences techniques
-Utiliser les outils informatiques propres à son domaine de compétence
-Analyser, synthétiser des informations permettant une remontée de l’information qualitative
-Concevoir, formaliser et adapter les modes opératoires/ consignes relatives à son domaine de compétence
-Identifier / analyser des situations d’urgence spécifiques à son domaine de compétence et savoir transmettre l’information
-Maitrise du droit des autorisations et de la contractualisation applicable aux établissements publics de santé
-Identifier les interlocuteurs correspondant à la situation traitée
Compétences relationnelles
-Créer une relation de confiance avec les membres de l’équipe
-Assurer la confidentialité des informations recueillies dans le cadre de sa pratique professionnelle
-Capacité à entretenir des relations avec des interlocuteurs nombreux et de rang élevé
Contribution à l'organisation…
-Proposer des modes d’organisation efficients et facilitant la bonne circulation de l’information
-Traduire les orientations, plans d'actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes.
-Assurer le respect des délais réglementaires dans son domaine de compétence
COMPETENCES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE :
Connaissance de l’organisation médicale du CHU et des circuits décisionnels
Qualités rédactionnelles permettant d’élaborer un écrit professionnel (travail préparatoire du directeur)
SAVOIR ETRE REQUIS :
• Faire preuve de qualités d'écoute
• Faire preuve de sens de la diplomatie
• Faire preuve d'adaptabilité
• Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire
• Respecter la confidentialité
• Faire preuve d'exigence et de rigueur dans le traitement des dossiers
• Comprendre les enjeux et savoir les traduire en actions
• Être autonome
• Faire preuve de loyauté
PREREQUIS INDISPENSABLE :
•Formation en management stratégique des organisations de santé
•Très bonne connaissance des interlocuteurs internes et externes de l’établissement
•Compréhension des enjeux stratégiques posés aux établissements publics de santé
•Connaissances générales sur le fonctionnement hospitalier et le droit des établissements de santé
•Expérience dans l’accompagnement d’un cadre de direction
•Qualités rédactionnelles
•Capacités d’initiatives
PARTICULARITES DU POSTE :
Maitrise nécessaire des impératifs en termes de délais (instances, réunions …)
Capacité d’analyse des situations et priorisation en fonction des urgences
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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