Description du poste
MISSIONS
· Organiser l'activité du bureau Accueil, Admission, Facturation, Régie
· Animer les équipes et coordonner les moyens en étant garant de l'efficacité et de la qualité du service rendu.
· Assurer le suivi de la facturation du site.
ACTIVITES PRINCIPALES :
1. Management :
· Organisation, animation et encadrement direct de l’équipe d’agent d’accueil et d’admissions de l’établissement
· Elaboration et suivi des plannings et gestion de l’absentéisme.
· Tenue des entretiens professionnels annuels des agents (évaluation)
· Formation et accompagnement des agents dans la mise en œuvre des procédures et organisations de travail.
· Gestion et priorisation des tâches en tenant compte des flux patients
· Animation des réunions des services
· Coordination et suivi des prestations de maintenance/logistique : commandes de fournitures, autorisations agents, plan équipement, travaux, formation,
· S’assurer du bon fonctionnement des bornes sur le site et faire remonter tous les dysfonctionnements pour améliorer le service rendu au patient.
· Assurer le lien entre le service et les différents interlocuteurs (services de soins, service social, trésorerie, caisse pivot et mutuelle)
· Assurer la qualité d’accueil et du service rendu au patient.
1. Facturation Recouvrement :
· Contrôle qualité et exhaustivité des données administratives :
· Contrôle des délais, et de la qualité des dossiers avant la mise en facturation des dossiers d’admissions.
· Optimisation du processus de facturation en lien avec le responsable hiérarchique direct.
· Analyse et traitement des contentieux et suivi du recouvrement du site
· Référent identito vigilance.
PARTICULARITES DU POSTE :
Intérim entre cadres de même fonction en cas de nécessité.
Poste éligible à la NBI (titulaire)
LIENS FONCTIONNELS (internes et externes) :
Lien fonctionnel : cadres de santé des unités de soins cadres, coordinatrices des secrétariats des services, trésorerie, direction des finances, direction du numérique, service social ;
Lien avec les partenaires extérieurs au CHU : Caisse d’assurance maladie, ambassades, consulats, Mutuelles.
LIAISONS HIERARCHIQUES :
Placé sous l’autorité de :
o L’Attaché-responsable des bureaux des entrées du site
Autres détails
Profil recherché
SAVOIR-FAIRE REQUIS :
Compétences Management
· Etablir des plannings et des méthodes d’organisation au regard des variations de l’activité et des priorités définies par l’institution
· Evaluer les agents : évaluer les résultats individuels et mettre en place des actions amélioratives et/ou correctives, audit des pratiques
· Savoir communiquer, écouter, discuter, arbitrer, gérer les conflits
· Faire un reporting régulier aux équipes et à sa hiérarchie
· Veiller au respect de l’exécution des tâches par les agents
Compétences techniques
· Utiliser Pastel : gestion bilan, PEC, redressements AMO, mutuelles, Suivi factures de Pastel
· Utiliser BO et le CGA
· Présenter et synthétiser des documents et concevoir un tableau
· Connaître la législation Assurance maladie, T2A, FIDES, gestion des risques et les règles de recueil des données médico-administratives et leur impact sur le traitement des informations
· Préparer le plan de travaux, plan de formation, plan équipement,
· Gérer les autorisations des nouveaux agents (Pastel, carte CPS, accès aux différents outils)
· Former et accompagner les agents aux outils y compris les agents des accueils décentralisés
· Suivre les dossiers à risques financiers : demande AME, payants intégraux, > 1000 €
· Posséder des connaissances comptables (compte budgétaires par types de prestations, circuits des factures,
Contribution à l'organisation
· Accompagner les équipes vers le changement et vers l’organisation cible définie par la Direction
Contribution économique
· Veiller au suivi de la facturation, (dossiers à risques financiers, sans débiteurs, dossiers non facturés,
· Veiller au suivi des factures émises aux payants > 1000 €
· Veiller au suivi du traitement des rejets de factures, patients, mutuelles et rejets B2 fides non traitées depuis plus de 6 mois, et suivi et traitement des NPAI,
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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