Description du poste
PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D'ACTIVITES :
Institut de Formation aux métiers de la santé (IFMS) - Institut de formation des cadres de santé (IFCS)
1146 avenue du Père Soulas 34295 Montpellier, Cedex 5
MISSIONS PRINCIPALES :
Gestion administrative
• Gestion des conditions d’entrée en formation
• Constitution des dossiers de rentrée scolaire
• Gestion et suivi de la tenue des dossiers tout au long de la formation
• Reprographie des feuilles d’évaluation et récupération dans les dossiers
• Préparation des éléments administratifs nécessaires aux instances (conseil technique), prise de note et élaboration du procès-verbal
• Traitement et mise en forme de courriers, documents
• Classement et archivage
• Accueil téléphonique et physique
• Gestion et commande des fournitures de bureau et des prestations alimentaires via le logiciel PAD
• Gestion de la messagerie de la BALF du secrétariat
• Mise à jour du site internet via TYPO 3
Gestion pédagogique
• Gestion des feuilles d’émargement, saisie et absence des étudiants via Formeis
• Réalisation des attestations de présence mensuelles pour les employeurs
• Reprographie des feuilles d’évaluation et documents relatifs aux stages
• Elaboration des conventions de stage
• Constitution des dossiers de stage
• Gestion des soutenances de mémoire des étudiants : réservation des salles, sollicitation des jurys
• Préparation de la diplomation des étudiants en lien avec la DREETS
Gestion financière
• Constitution de dossier de demande de financement : transition Pro, CPF, Pôle emploi
• Saisie et suivi des dossiers transition Pro et CPF
• Gestion des remises de chèque : sélection, frais d’inscription à l’IFCS
• Gestion mensuelle du recrutement et du paiement des vacations des intervenants via l’application EVP et le logiciel MR-H
• Paiement des jurys concours
Gestion des épreuves de sélection
• Mise en ligne du concours sur le site de l’IFCS
• Suivi et contrôle des dossiers de candidature en lien avec la Directrice de l’IFCS
• Préparation administrative et logistique : réservation amphi, envoi des convocations, attestations de présence, commande des copies, participation à la surveillance du concours, commande de repas pour les jurys, accueil et installation des jurys et des candidats
• Traitement des demandes d’information téléphoniques, physiques et par mail des candidats
• Préparation d’éléments pour les réunions de jury
• Affichage des résultats et mise en ligne sur le site internet
Gestion des actions subsidiaires
• Mise en ligne des sessions de formation
• Gestion des inscriptions, envoi des conventions aux établissements et candidats, convocations, certificats de réalisation via le logiciel Formeis FC
• Reprographie des documents
• Gestion des conventions avec les intervenants
• Gestion de la facturation pour les établissements extérieurs, demande d’émission de titre de recettes
• Paiement des intervenants
• Gestion des chèques
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :
Directrice de l’IFCS
RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES :
La secrétaire pédagogique de l’IFCS exerce ses fonctions en collaboration avec :
Le formateur CSDS de l'IFCS - La secrétaire de l'IFCS - Les équipes pédagogiques et administratives de l’IFMS - Le service technique et logistique - Le service de formation continue - Les divers intervenants vacataires de l'IFCS - Les employeurs - Les organismes financeurs - L’ARS - Le conseil Régional - La DREETS
Autres détails
Profil recherché
CONNAISSANCES :
- du métier de cadre de santé
- de la règlementation professionnelle
- des outils informatiques et bureautiques : WINDOWS (Word, power point, Excel),EVP (paie),MR-H,FORMEIS,FORMEIS FC,TYPO 3 et INTRANET, PAD, KAIROS, SOLSTISS, DREES.
COMPETENCES :
• Organisation
• Autonomie
• Prise d’initiative adaptée
• Anticipation
• Discrétion professionnelle
CAPACITES :
- à travailler en équipe pluridisciplinaire
- à rendre compte
- à adapter sa communication professionnelle en fonction du public sollicité
FORMATION ET EXPERIENCE SOUHAITEE :
•Expérience confirmée de secrétariat, d’accueil et du travail en équipe
•Adaptabilité aux outils numériques
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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