GESTIONNAIRE PROJETS RECHERCHE PROMOTION INTERNE (F./H.)

Description du poste

Grade Grille de référence: ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER

Type de contrat: Contractuels acceptés

Pourcentage d’activité: 100%

DÉFINITION :

Assurer la gestion administrative, budgétaire et financière des projets de

recherche promus par l’établissement, dans le respect des procédures

internes et des exigences des financeurs publics ou privés.

Lieu d’exercice : Direction de la Recherche et de l'Innovation

Horaires : Lundi au vendredi Repos : Samedi, Dimanche

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Gestion administrative :

 Constitution des dossiers électroniques (et papier si exigé) des projets promus.

 Collecte, numérisation et classement des documents administratifs, réglementaires et financiers.

 Saisie et mise à jour des données dans les outils dédiés (Easydore, e-Magh2, pastel, PAD,...).

 Préparation des documents pour validation (parapheurs,bordereaux).

 Suivi de la boîte mail fonctionnelle du secteur.

 Clôture administrative des projets selon les échéances et procédures internes.

 Appui au suivi documentaire des audits et contrôles financeurs.

Gestion budgétaire, financière :

 Saisie des budgets initiaux dans les outils de gestion.

 Suivi et mise à jour des mouvements comptables (recettes/dépenses).

 Vérification des engagements : éligibilité, disponibilité des crédits.

 Traitement des commandes, factures, indemnités patients et autres dépenses spécifiques à la recherche.

 Suivi des conventions de financement, en lien avec le chef de projet.

 Rédaction de bilans financiers sur la base des exports comptables.

 Appui à la préparation des clôtures comptables

 Gestion des UIC : ouverture, mise à jour, fermeture selon procédures établies.

 Demande de TR en lien avec les conditions contractuelles

 Assurer la collecte, la mise en forme et la transmission des données nécessaires à l’élaboration du bilan financier des équipes médicales dans le cadre du dialogue de gestion.

Gestion des ressources humaines liée aux projets:

 Suivi des éléments RH sur les crédits de recherche : heures

supplémentaires, recrutements, renouvellements.

 Aide à la gestion financière des RH mutualisées en lien avec les référents.

Suivi des relations fonctionnelles:

 Interface avec les attachés de recherche clinique (ARC), chefs de projets, médecins investigateurs.

 Appui logistique et administratif aux équipes d’investigation.

 Mise à jour régulière des bases projets (notamment Easydore).

 Participation à la mise en oeuvre de la démarche qualité du service.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES LIÉES AU POSTE :

 Prise en charge du suivi budgétaire d’un portefeuille de projets (extraction de données sur requête BO disponible dans le logiciel ESD, alertes sur les dérives budgétaires).

 Préparation de dossiers de justification financière pour audits ou contrôles financeurs, en lien avec les responsables scientifiques.

 Accompagnement des chefs de projets, investigateurs dans la structuration des budgets prévisionnels et l’identification des exigences spécifiques des financeurs.

 Participation aux démarches qualité de la Direction (élaboration, relecture de documents, participation aux groupes de travail, …)

PARTICULARITÉS DU POSTE :

 Poste à dominante financière dans le domaine de la recherche clinique, nécessitant rigueur, méthode et autonomie dans le respect des procédures internes et des exigences des financeurs.

 Le poste nécessite une maîtrise des outils informatiques spécialisés, notamment Easydore, et implique une mise à jour régulière des données dans des systèmes partagés.

 Activité réalisée en interface avec de nombreux acteurs internes (ARC, médecins, chefs de projet,..) et externes.

 Le poste demande une forte capacité d’adaptation à la diversité des projets de recherche et aux règles spécifiques de chaque financeur (Région, ANR, Europe...).

 Nécessite une organisation rigoureuse en raison du volume important de dossiers simultanément suivis.

 Travail en open space, nécessitant un bon sens du relationnel et un respect des règles de confidentialité.

 Une connaissance du fonctionnement hospitalier et des contraintes de gestion publique constitue un atout pour la prise en main rapide du poste.

 Travail essentiellement sédentaire, avec possibilité de déplacements ponctuels sur site pour réunions ou audits.

 L'accompagnement des nouveaux gestionnaires, notamment lors de leur prise de poste, fait partie intégrante de la vie professionnelle du service.

Cette activité contribue à la transmission des savoirs, au maintien d’une organisation efficace et à la continuité de la qualité de service attendue dans la gestion des projets de recherche.

LIAISONS HIÉRARCHIQUES :

Référent « achats finances projets de recherche » _ secteur Gestion finances

CORRESPONDANCE STATUTAIRE (grade) :

Agent administratif (catégorie C)

Autres détails