Description du poste
PRESENTATION DU POSTE
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable du Secteur Juridique et sous l’autorité fonctionnelle du responsable achat, l’assistant(e) marchés publics est affecté(e) auprès d’un secteur achat de la direction et est responsable de la conformité des tâches permettant le suivi opérationnel des procédures de marchés publics et le suivi d’exécution des marchés qui lui sont confiés.
Contexte de l’emploi : il s’inscrit selon les dimensions suivantes :
- Complexité : maîtrise des processus administratifs d’achats publics et maîtrise des outils informatiques de ces processus (profil acheteur, SI HA, etc.)
- Ecoute : en relation directe avec les acheteurs / en relation avec les opérateurs économiques
- Autonomie : maîtrise des échéances et des tâches et gestion en toute autonomie / fait preuve de capacités d’analyse et de priorisation.
Missions de l’assistant(e) marchés publics au sein du Secteur Juridique
• Il ou elle intervient auprès des acheteurs dans la passation des marchés publics : préparation des procédures d’achats publics, publication des marchés, ouverture des offres, aide à l’analyse des offres, notification des marchés publics, saisie des avis d’attribution
• Il ou elle intervient auprès des acheteurs dans l'exécution des marchés publics : gestion des courriers (révision des prix, etc.)
• Utilisation de la plateforme de dématérialisation – Profil acheteur PLACE
• Reporting et suivi des outils mis à disposition – suivi des indicateurs
Descriptions des missions
Assistance auprès des acheteurs tout au long du processus achat sur certaines tâches, telles que :
- Création de la consultation sur la plateforme PLACE
- Prise en charge des dossiers après validation de l’analyse, jusqu’à la notification des marchés
- Rédaction des courriers d’attribution et de rejet, puis notification des marchés
- Préparation et vérification de la complétude des candidatures
- Saisie des publicités
- Etc.
Intervention sur la procédure de consultation :
-Contrôle des pièces de marché et mise à la signature
-Notification des marchés sur la plateforme PLACE
- Enregistrement des avenants sur MAGH2
- Dépôt des avenants sur SharePoint
- Reconduction ou non-reconduction des marchés, exemplaires uniques, mise en demeure, résiliation, fiches de recensement, lettres de motivation de rejet, etc.
Gestion de la sous-traitance
- Formalisation des actes de sous-traitance
- Notification
- Contrôle des pièces fiscales et sociales
- Réception de l’A/R
- Fiches de recensement
- Dépôt sur MAGH2
Dématérialisation des pièces de marché
-Numérisation des pièces de marché après la notification des marchés
-Numérisation des courriers aux fournisseurs
-Enregistrement des pièces sur MAGH2
Suivi des procédures
-Gestion du tableau de bord d’activité et suivi des indicateurs du Secteur Juridique
-Participation à l’élaboration du Rapport d’activité du Secteur Juridique
Gestion des courriers
-Mise en forme des courriers
-Envoi du courrier
Aide à l’organisation des jurys et commissions ad hoc, en lien avec les juristes du Secteur Juridique
-Rédaction des convocations
-Envoi et suivi des convocations
Autres détails
Profil recherché
Qualités professionnelles requises
Savoirs
-Notions juridiques sur les marchés publics
-Connaissances du fonctionnement de l’institution hospitalière et de son environnement
Savoir-faire
-Bureautique : traitement de texte, tableurs, bases de données, internet, gestion des documents dématérialisés
-Rédaction
Savoirs-être
-Aisance relationnelle
-Capacité d'expression et de communication
-Autonomie
-Travail en équipe
-Capacité d’adaptation
-Sens de l’initiative : être force de propositions vers son encadrement pour des adaptations des processus mis en place pour améliorer l’efficience globale de la notification
-Remonter les performances ou difficultés rencontrées à destination de son responsable
Liaisons hiérarchiques
L’assistant(e) marchés est placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la responsable du Secteur Juridique.
Liaisons fonctionnelles
Avec les juristes au sein même de leur secteur.
Positionné(e) au sein d’un secteur achat de la Direction, sous l’autorité fonctionnelle du responsable achat.
HORAIRES : 8h-18h00 / REPOS : Week-ends et jours fériés
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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