Description du poste
DEFINITION
Dans le cadre institutionnel, les secrétaires de l’IFSI sont chargé(e)s de l’accueil, de la gestion administrative des dossiers des étudiants et contribuent à la délivrance de renseignements d’ordre général dans leur domaine de compétence. Ils/Elles concourent à l’image de marque de l’IFSI, de l’IFMS, du Centre Hospitalier Universitaire de Montpellier et donc du Service Public Hospitalier. Les missions sont réalisées sous la supervision du
secrétariat de direction de l’IFSI et en lien hiérarchique avec l’adjointe au directeur chargée de la formation initiale et/ou du directeur.
CARACTERISTIQUE DU SERVICE
Institut de Formation en Soins infirmiers, 190 étudiants par promotion (quota). Institut à dimension régionale
Particularité : l’équipe de l’IFSI est composée de 34 personnes : secrétaires, cadres de santé chargés de formation, coordinatrices pédagogiques et directeur.
En conséquence, l’harmonie du développement du projet pédagogique, (qui a pour objectif principal de former des apprenants, futurs professionnels de qualité) ne peut être effectif que grâce à la collaboration, la qualité du travail en équipe et l’entraide mutuelle sur l’ensemble des tâches et missions, et notamment dans les situations à enjeux (sélection, diplôme, suivi individuel des étudiants, instances, crise sanitaire).
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique, téléphonique et bureautique,
Traiter et coordonner les opérations et les informations administratives de l’étudiant(e), de la sélection au Diplôme, pour une même promotion en collaboration étroite avec le coordonnateur d’année et les coordinatrices pédagogiques et chaque fois que nécessaire avec le cadre de santé chargé du suivi pédagogique pour les situations individuelles.
Participer à la permanence du secrétariat, entraide entre le secrétariat de direction et de la vie étudiante ou tout autre secrétariat de l’IFMS en cas de nécessité,
Gérer les dossiers des étudiants : Création, transmission de l’information (absentéisme, dossiers de financement, relations avec les employeurs), classement, épuration pour préparer l’archivage (papier/informatique),
Assurer la frappe des différents documents,
Participer au développement de la démarche qualité au sein de l’IFSI dans le cadre institutionnel (IFMS, CHU),
Participer à l’organisation des stages cliniques en liaison avec la coordonnatrice des stages de l’IFSI, les responsables des terrains de stage, sous la supervision de l’adjointe au directeur chargée de la formation initiale.
Mettre en œuvre l’organisation du secrétariat de l’IFSI telle que définie (missions
principales, tâches communes),
Veille professionnelle.
Autres détails
Profil recherché
SAVOIRS-FAIRE REQUIS
Réaliser et développer un accueil de qualité, Maîtriser les techniques et procédures du secrétariat, Avoir une connaissance globale des textes réglementaires en lien avec les professions paramédicales formées, le fonctionnement des instituts, les droits des étudiants et de la politique globale d’un Etablissement Public de Santé, Être capable de travailler en équipe, Savoir utiliser les outils bureautiques, se former et s’adapter aux évolutions des logiciels et plateformes utilisés à l’IFMS, et participer aux rencontres institutionnelles d’échange (club Formeis®…), participer à la simplification des process administratifs et à leur numérisation, être force de proposition sur ce sujet (développement durable) Connaitre les règles de classement et d’archivage, les appliquer dans son environnement immédiat en lien avec ses tâches et au niveau de l’institut, Avoir le sens des priorités dans l’organisation du travail, Faire preuve de dynamisme de rigueur et adaptabilité, Être autonome, disponible, Avoir le sens des responsabilités, respect de la confidentialité, être force de propositions.
PARTICULARITE : permanences du secrétariat Amplitude horaires : 8h00-16h00. Permanences d’accueil entre 12h et 14h assurées en alternance par les secrétaires présentes et selon un planning pré-établi. Le secrétariat de la Vie Etudiante est fermé au public le mardi matin (8h-12h30). La permanence s’effectue sur le poste de travail du/de la secrétaire concerné(e), le poste téléphonique est basculé en conséquence. Les conditions et la fréquence de la permanence peut être ajustée lors des vacances ou journée de télétravail. Le/la secrétaire de permanence gère l’accueil physique du secrétariat et l’ensemble des réponses aux mails et appels (dispatching réponse si généralités). L’ensemble de l’organisation du courrier est géré par la secrétaire de direction (tableau avec chrono Arrivée/Départ).
RECAPITULATIFS des CONNAISSANCES ATTENDUES et leurs EVALUATIONS
Accueil téléphonique →Connaissances approfondies
Bureautique →Connaissances approfondies
Classement et archivistique →Connaissances approfondies
Réglementation de l’IFSI et de l’IFMS →Connaissances générales Organisation et fonctionnement interne de l'établissement→ Connaissances opérationnelles
Secrétariat →Connaissances approfondies
Communication/relations interpersonnelles →Connaissances opérationnelles
Conditions
Être titulaire d’un baccalauréat professionnel ou d’un BTS de secrétariat, ou d’une expérience permettant de maîtriser le cadre de compétence d’une secrétaire d’Institut de Formation Sanitaire.
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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