Description du poste
Dans l’objectif d’une démarche d’amélioration continue pilotée par les risques, la Direction Qualité Sécurité & Partenariat Usagers est chargée :
-Au niveau stratégique, de contribuer au déploiement de la culture de sécurité et démontrer les bénéfices d’un pilotage par les risques
-Au niveau opérationnel, d’assurer l’appui méthodologique au déploiement de la démarche d’amélioration continue qualité sécurité
La DACQSS-PU est également chargée du traitement des dossiers de réclamations non indemnitaires, indemnitaires et assurantielles ainsi que du fonctionnement de la Commission des usagers (CDU).
La DACQSS-PU assure par ailleurs la coordination du partenariat en santé en déclinaison du projet d’établissement afin de développer la dynamique de co-construction au bénéfice d’un parcours patient optimisé.
La DACQSS-PU est enfin chargée de piloter les actions et dispositifs de préparation et gestion des situations sanitaires exceptionnelles.
Au sein de la DACQSS-PU, le SRU assure le traitement des réclamations dans une démarche d’amélioration continue et de sécurisation du risque visant l’amélioration du service rendu et la prévention de la mise en cause de la responsabilité du CHU.
-Le SRU est chargé d’établir la réponse à chaque usager en s’appuyant sur les éléments fournis par les équipes concernées (médico-soignantes, techniques, administratives).
Le SRU assure également la gestion des relations avec les représentants des usagers dont la Commission des usagers.
DEFINITION DU POSTE :
- Assister l’encadrement et l’équipe du SRU pour le traitement des réclamations comme pour le fonctionnement de la CDU, afin d’optimiser la gestion de l’activité et favoriser le travail en équipe
- Assurer la gestion logistique nécessaire au bon fonctionnement et à la continuité d’activité du SRU, de la Commission des Usagers et de la Direction
- Organiser, coordonner et traiter les informations administratives et relations internes/externes du secrétariat
L’assistant(e) de direction sait s’exprimer oralement et rédiger à l’écrit avec aisance.
Il/elle sait accueillir et orienter les personnes qui le/la sollicitent et prendre les messages éventuels (nom, prénom, coordonnées, fonctions, problématiques, demande…).
Doté d’un excellent relationnel, il/elle sait faire preuve d’anticipation, de pédagogie, d’initiatives et d’autonomie et s’adapter en toutes circonstances avec calme, rigueur et prise de recul.
Il/elle maîtrise les outils/logiciels bureautiques : traitement de texte, tableur, tableaux de bord, messagerie et agenda électroniques et possède un très bon sens de l’organisation, de la planification et du classement.
Il/elle est attaché au travail en équipe et a le sens des priorités.
Son autonomie, sa disponibilité et sa discrétion font de lui un collaborateur essentiel pour la direction dont il incarne les missions et principes de fonctionnement.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Activités socles - Secrétariat
Organiser, coordonner et traiter les informations administratives et relations internes/externes du SRU
-Accueil téléphonique ou physique des interlocuteurs
-Réception et orientation des visiteurs, appels / messages
-Gestion du courrier - Enregistrement (GED)
-Contrôle et production des documents nécessaires à la mission du SRU et de la direction
-Traitement et mise en forme de documents, courriers, etc. ; Reproduction, classement et archivage
-Prise de RDV, Tenue des agendas et plannings d’activité,
-Préparation et organisation de réunions/événements (réservation, ouverture/fermeture, équipement informatique, audio ou visioconférence, enregistrement, etc.),
-Prise de notes, rédaction et diffusion de compte-rendu
-Gestion logistique : fournitures et matériels de bureau, accueil nouveaux arrivants, stagiaires, déménagements, etc.
-Identification des pannes et gestion des demandes d’interventions techniques ;
-Recensement des besoins en abonnements et revues
Activités - Relations Usagers et réclamations non indemnitaires
-Création des dossiers dématérialisés
-Accusé réception des courriers de réclamations non indemnitaires
-Réception et enregistrement des témoignages de satisfaction et envoi de remerciements aux équipes concernées
-Création de la fiche dans le registre sous SPHINX
-Anonymisation et saisie des verbatims de réclamations non indemnitaires
-Relances des demandes d’observations aux services (traçabilité fiche de suivi et registre des réclamations)
-Traitement des courriers départs du secteur
-Annotations et notification des fiches SPGED
-Dépôt des réclamations, courrier AR et courrier réponse sur l’espace SHAREPOINT ouvert aux RU
Appui au partenariat en santé
-Organisation de certains groupes de travail (livret d’accueil, etc.)
-Organisation d’évènements (type séminaire)
Autres détails
Profil recherché
SAVOIR-FAIRE REQUIS
-Accueillir et orienter des personnes, groupes, publics
-Savoir communiquer et s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs variés
-Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu, etc.)
-Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la Direction et du CHU, dans le respect du secret professionnel
-Organiser et prioriser les activités
-Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, rendez-vous, visites, etc.
-Organiser, classer et archiver des données, informations, dossiers et documents divers
-Maîtriser les outils bureautiques
SAVOIR-ETRE REQUIS
-Rigueur, organisation et autonomie
-Sens du travail en équipe et des priorités
-Capacités d’anticipation et prise d’initiatives pour proposer des solutions
-Efficacité et capacités d’adaptation
-Calme et discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel
PREREQUIS POUR EXERCER LE POSTE
-Expérience demandée dans le domaine du secrétariat
-Connaissance et/ou intérêt pour les sujets Qualité, sécurité des soins, gestion des risques ainsi que pour l’amélioration de l’expérience des usagers
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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