Description du poste
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Participer aux missions confiées à l'Unité de Soutien administrative aux Pôles qui collabore de manière étroite avec les trinômes de pôle (Chef de pôle, Cadre Supérieur de Santé, Cadre administratif)
Fonctions secrétariat
-Organisation de réunions, programmation et logistique
-Accueil téléphonique (régulation) et physique
-Saisie et mise en forme de courriers
-Reproduction et diffusion de documents divers
-Traitement du courrier (papier et électronique) : tri, diffusion, expédition, classement
-Gestion des commandes de fournitures
-Coordination de l'information : diffusion des informations institutionnelles aux pôles.
Gestion des dossiers institutionnels et spécifiques
-Participation à la gestion des dossiers institutionnels. dossiers d'autorisation d'activités de soin ou d'équipement lourd • dossiers de labellisation
-Suivi des délais
-Suivi et organisation des visites de conformité
Formalisation, actualisation et suivi des conventions & partenariats
-Formalisation des conventions : rédaction, sécurisation juridique et financière
-Suivi financier des conventions
-Gestion des échéances
-Gestion de la base documentaire
-Relations avec les associations : rencontre des porteurs de projets, construction des partenariats, mise en place organisationnelle, rôle d'interface entre les Pôles et la direction chargée de la gestion du secteur associatif, mise à disposition de badge pour les bénévoles.
Intérêts, contraintes, spécificités du poste :
-L'unité intervient en soutien administratif de plusieurs pôles qui sont localisés sur 2 établissements
-Transversalité, diversité d'interlocuteurs : capacité à travailler de façon collaborative
Autres détails
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES SUR LE POSTE
Savoirs :
-Connaissance de l'institution
-Connaissance de l'organisation des pôles hospitalo-universitaires et de leurs activités
-Environnement juridique des établissements de santé : connaissances générales
Savoir-Faire :
-Compétence rédactionnelle
-Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels CHU
-Esprit d'initiative
-Bon relationnel
-Discrétion
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier ! Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son territoire.
Intégrer nos équipes, c’est évoluer dans un environnement de pointe, et trouver du sens dans les valeurs du service public pour offrir à chacun, quelle que soit sa situation, les meilleurs soins.