Description du poste
MISSIONS :
L’approvisionneur intervient dès la notification du marché en phase exécutoire et est en charge de :
- Passer les commandes, suivre des litiges (pour s’assurer de la continuité des activités des clients internes)
- Suivre de la bonne réception des commandes par le fournisseur
- Suivre les livraisons sur la plateforme
- Relancer les fournisseurs qui ne respecte pas les conditions logistiques
- Gérer les litiges
- Traiter les insatisfactions des clients internes sur un produit, un marché ou un fournisseur
- Liquider les factures de son portefeuille : dans PRODIGE quand elles sont dématérialisées et dans MAGH2 pour les factures papiers
- Assure le classement et l’archivage annuel des factures
- Développer une relation de qualité avec les fournisseurs et les clients internes
- Exécuter les marchés notifiés par les acheteurs
- Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en vue de réaliser le juste approvisionnement dans le cadre des marchés du CHUM ou en hors marché en lien avec les acheteurs
- Analyser un portefeuille fournisseurs en matière d’approvisionnement
- Etre force de propositions vers son encadrement pour des adaptations des processus mis en place pour améliorer l’efficience globale de l’approvisionnement
- Remonter les performances ou difficultés rencontrées à destination de son responsable
Il peut remplacer un approvisionneur au sein du secteur en son absence si son encadrement le lui demande.
Il participe aux réunions régulières animées par son responsable de secteur : suivi des indicateurs de performance, proposition de correction, etc.
Il peut être amené à participer à des échanges réguliers avec les acheteurs et/ou les prescripteurs du même secteur, et à partager des bonnes pratiques dans un souci de cohérence globale de l’achat et l’approvisionnement au service du patient.
Autres détails
Profil recherché
APTITUDES :
- Ouverture d’esprit et curiosité intellectuelle
- Qualités relationnelles avec les fournisseurs et en interne avec les clients internes
- Rigueur et sens de l’organisation et la priorisation des taches en lien avec l’encadrement
- Mobilité pour visiter si nécessaire les services ou les fournisseurs
- Ecoute et sens de la négociation pour optimiser les flux avec ses clients internes et les flux amont avec ses fournisseurs
COMPETENCES :
Compétences techniques :
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, ...) pour formaliser l’ensemble des documents servant au traitement des données, au support à la communication et à la diffusion de l’information.
- Maîtriser les outils techniques de gestion ou en cours de déploiement concernant l’approvisionnement (Emagh2, PAD, WMS, PRODIGE …)
- Connaitre les documents type marchés pour en assurer la meilleure exécution : C.C.A.P. – C.C.T.P. … tous les éléments du DCE
- Suivre les différentes phases de l’approvisionnement dont les principales suivantes : référencement, prévisions, gestion de stock, passation de commande, suivi de commande, traitement de facture en anomalie, suivi de paiement fournisseur, gestion d’une non-conformité technique, suivi du marché
- Maitriser les techniques de gestion des stocks
- Connaitre la gestion comptable et budgétaire du CHUM
- Connaitre les flux d’information du CHUM en matière d’achats et d’approvisionnements
Compétences relationnelles :
- Etre rigoureux et ouvert d’esprit
- Savoir se positionner et gérer les priorités de son activité
- Savoir négocier en interne (clients internes) et en externe (fournisseur)
- Développer un réseau relationnel dans la perspective de réduire les risques de rupture et de les anticiper :
o en interne avec le secteur Achat, Conseillères Techniques, Cellule référentiels la plateforme logistique, les finances et les services prescripteurs
o en externe avec les différents collaborateurs du fournisseur retenu dans la cadre des marchés
- Etre en relation étroite de collaboration avec les différents acteurs de la chaîne d’approvisionnement (Achat, Finances, Clients internes, Fournisseurs, DSI, …)
- Rendre compte à sa hiérarchie des difficultés rencontrées et des modalités de gestion mises en œuvre
- Etre à l’écoute des besoins des services clients
- Contribuer à l’image de marque du service Approvisionnement auprès de ses différents interlocuteurs par la qualité des informations transmises
- S’adapter à la diversité des situations, à l'évolution de l'environnement
Compétences économiques :
- Etre capable d’analyse et de mise en œuvre des documents marchés publics
- Connaitre les règles d’imputation comptables
- Savoir définir le besoin par rapport à l’activité des services prescripteurs
- Participer à la maîtrise des coûts par :
- La fiabilité des informations communiquées
- La rapidité de traitement des dossiers en charge
- Le respect des délais
- Optimiser les crédits budgétaires et signaler les anomalies sur la consommation du compte
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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