Description du poste
Grade Grille de référence A.D.C.H. (catégorie B)
Pourcentage d’activité 100%
DÉFINITION :
En lien direct et quotidien avec le Directeur et son Adjointe, l’assistant(e) de direction et chargé (e) des instances assure la coordination et la réalisation des missions du secrétariat de direction (composé de 2 personnes), ainsi que la préparation et le suivi des différentes instances de la Recherche et de l’Innovation du CHU. L’assistant(e) de direction de la DRI est associé étroitement à l’ensemble du fonctionnement de la DRI, que ce soit concernant le pilotage des activités de recherche et d’innovation (réunions, rendez-vous, évènements…) ou au travers des relations avec nos partenaires (Université, organismes de recherche). Organisée en six secteurs, la DRI du CHU de Montpellier est composée de 100 collaborateurs, chargés d’assurer collectivement le pilotage d'un portefeuille de 1600 projets, avec une activité dynamique en progression constante depuis plusieurs années. En lien avec la gouvernance du CHU et la Direction Générale, l’assistant(e) est chargé du pilotage des instances de recherche et d’innovation du CHU : comité stratégique, réunions du conseil scientifique de la délégation à la recherche clinique et à l’innovation, comité de la recherche en matière biomédicale et de santé publique, comité scientifique et éthique, rencontres managériales…
Horaires : 8h – 17h Repos : samedi-dimanche
LIEU D’EXERCICE :
Direction de la Recherche et de l’Innovation (DRI)
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Secrétariat de direction :
- Gérer l’agenda du directeur et adjoint au directeur
- Organiser des réunions en interne et en externe avec des interlocuteurs variés : médecins, directeurs, chercheurs, partenaires, cadres, entreprises…
- Gérer la boite mail du secrétariat de la DRI
- Gérer le courrier
- Assurer le suivi du flux des parapheurs (physique ou signature électronique via un logiciel dédié)
- Participer à la conception de supports de présentation
- Rédiger des notes de synthèse
- Gestion et suivi des instances
- Elaborer le calendrier annuel des réunions des différentes instances et organisation des réunions (envoi des invitations, réservation des salles)
- Assurer le suivi et la mise à jour des ODJ, des actions à mener et des délais
- Préparer les dossiers présentés en instance
- Participer aux réunions des instances et rédiger des comptes rendus et/ou relevés de décisions
- Participer à la communication autour des instances : suivi et transmission des informations concernant les instances
- Gérer les boites mails dédiées aux instances : DRCI, CRBSP
- Gérer le courrier pour le Président du CRBSP et de la DRCI et toutes autres instances désignées
- Mettre à jour les règlements intérieurs des instances
- Veiller sur l’actualité de la recherche et de l’innovation pour les instances de la Recherche et Innovation
- Assurer le suivi des mandats et des renouvellements des mandats
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES (internes et externes) :
- Directeur de la Recherche et de l’Innovation
- Adjointe au Directeur
- Direction Générale du CHU/secrétariat DG
- Président CRBSP
- Président DRCI
- Médecins et chercheurs du CHU
- Autres directions du CHU/secrétariat des directions
- Université - EPST (Inserm, CNRS…)
- Responsables de secteur DRI et Responsables d’équipe
LIAISON HIÉRARCHIQUE :
- Directeur de la Recherche et Innovation
- Adjointe au Directeur
CORRESPONDANCE STATUTAIRE (grade) :
- Catégorie B
- ADCH
Autres détails
Compétences recherchées
- Dynamisme
- Secrétariat
- - Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
- outlook
- Discrétion
- Classer et archiver les documents correctement
- Collaboration en équipe
- -Analyse de situation et anticipation des risques
- Rigueur
- Sens de l'écoute et de la diplomatie
- Réactivité face aux situations imprévues
- - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, courriers.
- Connaissance du milieu hospitalier appréciée
- Curiosité professionnelle
- Sens du service public
- accueillir, conseiller et orienter
- Force de proposition
- Gestion des priorités
- Word/Excel/Teams/Powerpoint/
- Sens de l'engagement
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS :
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser une procédure, un langage, une réglementation spécifique à son domaine
- Savoir prioriser les actions à traiter en fonction de l'urgence et de l'importance.
- Réagir de manière adaptée face aux imprévus tout en maintenant le cap des objectifs.
- Adopter le positionnement adéquat en fonction de l’interlocuteur
- Analyser les situations et à anticiper les impacts des décisions
- Conseiller et orienter les choix des personnes
- Evaluer la pertinence des informations
- Favoriser un climat de travail positif par l’engagement et la collaboration
SAVOIR ETRE REQUIS :
- Dynamisme
- Discrétion
- Diplomatie
- Méthode et Rigueur
- Force de proposition
- Curiosité
- Sens du service public
PRÉREQUIS INDISPENSABLES :
- Bac +2 / 3
- Expérience dans un poste de secrétariat de direction indispensable
- Connaissances détaillées du milieu hospitalier et/ou de la fonction publique
- Connaissances générales de l’écosystème de la recherche publique
- Connaissances approfondies des outils informatiques utilisés au sein d’un secrétariat de direction : Pack Office (Word, Outlook, Powerpoint, Excel), TEAMS, Doodle…
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
Rejoignez une communauté de 12 000 professionnels qui, au quotidien, font battre le cœur du CHU de Montpellier ! Classé parmi les premiers hôpitaux français, le CHU de Montpellier est un acteur leader du soin, de la recherche, de l’enseignement et de la formation sur son territoire.
Intégrer nos équipes, c’est évoluer dans un environnement de pointe, et trouver du sens dans les valeurs du service public pour offrir à chacun, quelle que soit sa situation, les meilleurs soins.