Description du poste
Grade Grille de référence: ADCH/TSH
Type de contrat: CDD - mutation
Pourcentage d’activité: 100%
1.Identification du poste
- Intitulé du poste : Gestion du secteur Juniors
- Pôle / direction : Direction des Affaires Médicales Territoriales
- Site / localisation : CHU de Montpellier, site principal
- Quotité de travail : 100%
- Catégorie / grade / statut : Adjoint des Cadres / Technicien Supérieur Hospitalier
- Type de contrat : CDD / Mutation
2. Positionnement dans l’organisation
- Rattachement hiérarchique : Directeurs DAM, AAH secteur RH de la DAM
- Relations fonctionnelles :
- En interne :
- Pôles hospitalo-universitaires, responsables médicaux
- Directions fonctionnelles, cadres administratifs de pôle, secrétariat des services médicaux
- Secteurs Paie et GTT DAMT
- En externe :
- Coordonnateurs des DES, ARS, Facultés, représentants des internes, autres établissements.
- Encadrement exercé : Equipe de gestionnaires du secteur Juniors
3. Contexte et finalité du poste
Le responsable organise, coordonne et supervise les activités du secteur Juniors afin de garantir une gestion fiable, sécurisée et efficiente des parcours des internes, docteurs juniors, faisant fonction d'interne et étudiants hospitaliers.
Il veille à la bonne application de la réglementation, à la qualité du service rendu aux professionnels et aux partenaires institutionnels, ainsi qu'à la continuité de fonctionnement du secteur. À ce titre, il assure le pilotage administratif et organisationnel de l'activité, anime l'équipe de gestionnaires et contribue à l'amélioration continue des processus et des outils de gestion du personnel médical en formation.
4. Missions principales
Pilotage et coordination du secteur Juniors
- Superviser l’activité du secteur Juniors en lien avec le directeur adjoint, encadrer et animer l’équipe de gestionnaires du secteur ;
- Organiser et coordonner les campagnes semestrielles ou annuelles de gestion des internes, docteurs juniors et étudiants hospitaliers ;
- Produire et suivre les indicateurs d'activité ;
- Produire et suivre les tableaux de bord relatifs à l’évolution des effectifs et aux parcours des personnels médicaux en formation.
Gestion des parcours des internes et des docteurs juniors
- Piloter les opérations d'ouverture de postes d'internes en lien avec les coordonnateurs de DES, les facultés, l'ARS et les représentants des internes ;
- Organiser et superviser les opérations semestrielles de choix de stages et de changements d'affectation ;
- Assurer le suivi et la coordination des situations individuelles complexes ou sensibles, en lien avec le SILR, AIPHMN, les facultés, la médecine du travail et l’ARS ;
- Assurer le suivi du temps de travail et des conditions de travail des internes et docteurs juniors, en lien avec le secteur GTT, …
- Participer aux commissions relatives aux parcours des internes et des docteurs juniors, aux disponibilités, aux inter-CHU ;
- Soumettre à validation les recrutements de stagiaires associés, FFI, analyse des profils et des financements disponibles ;
- Coordonner la gestion administrative et statutaire des docteurs juniors, notamment les nominations, les inscriptions ordinales et les modalités d'exercice.
- Assurer le suivi des demandes de participation des docteurs juniors à la permanence des soins seniors, en lien avec la COPS ;
- Préparer et accueillir les nouveaux internes du CHU.
Gestion des étudiants hospitaliers et personnels assimilés
- Préparer et suivre les rentrées des étudiants de 2ème cycle en lien avec les facultés ;
- Contrôler et suivre les conventions de stagiaires observateurs, stagiaires ERASMUS et étudiants étrangers ;
- Contrôler et suivre les changements d'affectation des étudiants hospitaliers ;
- Assurer l'interface avec les services compétents et les interlocuteurs extérieurs pour la juste rémunération des étudiants hospitaliers.
Qualité, sécurisation des processus et expertise règlementaire
- Concevoir et exploiter des outils de contrôle garantissant la fiabilité des données de gestion et de paie ;
- Réaliser les contrôles nécessaires lors des campagnes d'affectation et des rentrées universitaires ;
- Veiller au respect du cadre réglementaire applicable aux internes, docteurs juniors, étudiants hospitaliers, FFI et stagiaires associés ;
- Participer à l'amélioration continue des procédures et organisations du secteur.
5. Conditions d’exercice et contraintes particulières
- Amplitude horaire : 8h – 18h
- Repos : week-end et jours fériés
- Télétravail : 2 jours maximum après 6 mois de prise de poste et en fonction des nécessités de service
Autres détails
Compétences recherchées
- Autonomie
- Travail en équipe pluridisciplinaire et en lien avec les partenaires extérieurs
- Rigueur
- Sens de l'écoute et de la diplomatie
- Encadrement équipe
- Pédagogie
- Respect de la confidentialité
- analyse des situations complexes
- Pilotage d'activité
- Reporting/Tableaux de bord
- Discrétion professionnelle
- - Bonne connaissance des structures, des réseaux et des partenaires
- - Savoir créer et analyser des tableaux de bord
- Elaboration et mise à jour de tableaux de bord
- Esprit d'analyse
- Sens du service public
- - Gestion et suivi de dossiers et de tableaux de bord
- Sens des responsabilités
- Force de proposition
- capacité à travailler en équipe et à fédérer
- organisation et planification
- Gestion des priorités
- Réactivité
- Réalisation de tableaux de bord et suivi des indicateurs de performance
- Esprit analyse et synthèse
Profil recherché
Profil recherché
PRÉREQUIS INDISPENSABLES :
- Expérience dans la gestion des ressources humaines ou dans la gestion administrative en établissement de santé ;
- Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels ;
- Capacité à coordonner une activité impliquant de multiples interlocuteurs et des échéances réglementaires ;
- Maîtrise des outils bureautiques courants, notamment Excel.
PRÉREQUIS SOUHAITÉS :
- Connaissance du cadre réglementaire applicable aux internes, docteurs juniors, étudiants hospitaliers, FFI et stagiaires associés ;
- Connaissance de l'organisation hospitalo-universitaire et des partenaires institutionnels (ARS, facultés, Conseil départemental de l'Ordre des médecins, établissements de santé) ;
- Expérience d'encadrement ou de coordination d'équipe ;
- Maîtrise des logiciels métiers et des outils décisionnels utilisés au sein de la Direction des Affaires Médicales.
Compétences organisationnelles
- Piloter, organiser et coordonner l'activité d'un secteur dans le respect des échéances réglementaires et institutionnelles ;
- Planifier et sécuriser les campagnes de gestion à forts enjeux (affectations, rentrées universitaires, nominations, choix de stages) ;
- Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord et indicateurs d'activité ;
- Contrôler la qualité des données administratives et fiabiliser les processus ayant un impact sur la rémunération et les parcours des professionnels en formation.
Compétences relationnelles
- Encadrer, accompagner et fédérer une équipe de gestionnaires ;
- Développer et entretenir des relations de travail constructives avec les professionnels en formation, les responsables médicaux et les partenaires institutionnels ;
- Gérer des situations individuelles sensibles ou complexes avec discernement et diplomatie ;
- Animer des échanges avec des interlocuteurs multiples et représenter la Direction des Affaires Médicales auprès des partenaires internes et externes ;
- Faire preuve de pédagogie dans l'application et l'explication des règles de gestion.
Qualités professionnelles
- Rigueur et sens des responsabilités ;
- Réactivité et capacité à gérer les priorités ;
- Esprit d’analyse et de synthèse ;
- Sens du service public et de la qualité de service ;
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
- Autonomie et capacité à être force de proposition ;
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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