Description du poste
Grade Grille de référence: Adjoint Administratif Hospitalier
Type de contrat: Contractuels acceptés
Pourcentage d’activité: 100%
DÉFINITION :
L’assistant(e) de gestion de projet de la DIA assure les missions de secrétariat de la Direction Gouvernance des données et IA. Il assure également des missions de support auprès du cadre administratif de la DIA, liées au suivi budgétaire du projet Alliance santé IA, et à la coordination des instances hospitalières.
Localisation / Lieu d’exercice : Direction Gouvernance des données et IA
Horaires : 7h30 par jour (8h – 12h / 13h – 16h30 par exemple)
Repos : samedi-dimanche
Congés : agent suivi en heures, 37h30 hebdomadaires, 14 RTT et 25 CA, conformément à la charte GTT du CHU de Montpellier.
Télétravail : envisageable à raison de 6 jours mensuels maximum, à partir du 7ème mois de contrat, conformément à la charte du télétravail du CHU de Montpellier
Moyens mis à disposition : poste de travail incluant 1 PC portable, un écran
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Missions de secrétariat de la DIA :
gestion et coordination des agendas de l’équipe de direction ; planification et organisation de réunions ; de la
réservation des salles ; suivi des équipements informatiques ; commande des fournitures ; gestion du plateau (locaux, clés) ; gestion des déplacements (ordres de mission, prise des billets de train, suivi des
remboursements) ; accueil des nouveaux arrivants ; diffusion structurée de l’information institutionnelle (notes de services, campagnes RH, etc.).
Suivi des instances :
gestion de l’agenda des instances du projet Alliance santé IA, du comité de pilotage IA, du comité de priorisation des DM-IA, de SPOTS (équipes projet transversales en charge de la mise en œuvre des différents axes du projet Alliance santé IA) ; envoi des convocations ; production des comptes rendus à la demande ; enregistrement des sujets à inscrire à l’ordre-du-jour au fil de l’eau ; tenue d’un suivi des demandes.
Suivi budgétaire : seconder le cadre administratif de la DIA dans le suivi financier du projet Alliance santé IA et des opérations immobilières associées au projet IA du CHU en général ; tenue et mise à jour des tableaux de bords ; enregistrement et archivage de la facturation ; préparation des reportings financiers.
Evènementiel : aide à l’organisation ponctuelle d’événements tels que participation à des congrès, forums, visites de délégations, séminaires de travail…
ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES LIÉES AU POSTE :
Le poste d’assistant de gestion de projet est une création de poste.
La présente fiche de poste est construite dans un contexte de lancement de programme et les activités de l’assistant de gestion, ainsi que son périmètre d’action, pourront être sujets à des modifications qui seront concertées au moment des entretiens d’évaluation.
Une sensibilité aux nouvelles technologies et à des méthodes de travail innovantes est attendue de la part de l’assistant de gestion.
AUTRES ACTIVITÉS LIÉES AU POSTE :
- Participation aux contrôles financiers et administratifs des projets en cas d’audit interne ou externe.
- Forte dimension transversale dans le poste, liée aux conditions de création de la DIA au sein du CHU de Montpellier : liens étroits à tisser avec les secrétariats des directions du CHU de Montpellier.
- L’assistant de gestion sera amené à participer à l’animation du consortium Alliance santé IA, et de son réseau de partenaires publics et privés. Un certain nombre d’entre eux enverront des équipes travailler à demeure sur le plateau de la DIA, l’assistant de gestion organisera les conditions de leur installation.
- Contexte de repositionnement interne des équipes : capacité à organiser des déménagements, à coordonner les différents acteurs internes à solliciter.
PARTICULARITÉS DU POSTE :
Poste central dans la constitution de la DIA, en interface avec les secrétariats de
direction, mais aussi avec les partenaires du projet.
RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES (internes et externes)
Interlocuteurs privilégiés :
- Equipe de la DIA
- Référent et directions DAA, DAF, DRHF et DAM pour la gestion des commandes et
des recrutements
- Secrétariats de direction
LIAISONS HIÉRARCHIQUES :
Equipe de direction. Rattachement au cadre administratif de la direction.
CORRESPONDANCE STATUTAIRE (grade) :
Adjoint administratif
Autres détails
Compétences recherchées
- Organisation
- Autonomie
- communication
- anticipation
- travail en équipe
- Secrétariat
- Gestion de projet
- Relationnel
- Adaptabilité
- word
- Cybersécurité, RGPD..
- Rigueur
- Curiosité intellectuelle et ouverture d'esprit.
- réactivité
- excel
- Gestion administrative et financière
- Connaissances en comptabilité et finances
- Classement et archivage
- Force de proposition
- Suivi financier
- Gestion des priorités
- Reporting
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS :
Compétences techniques
- Maîtrise des outils et logiciels bureautiques (Word, Excel, …) : connaissances approfondies
- Maîtrise des progiciels dédiés au suivi financier et comptable : Magh2, PAD…: connaissances approfondies
- Familiarisation avec les LLM et l’IA : connaissances générales
- Utilisation d’un outil de travail collaboratif : connaissances détaillées
Compétences relationnelles approfondies
- Entretenir un réseau transversal
- Capacité à communiquer avec un public varié
Compétences organisationnelles
- Application de procédures : connaissances approfondies
- Classement des dossiers suivis pour en permettre une accessibilité facilitée pour
l'ensemble du service : connaissances approfondies
- Tenue rigoureuse des états de dépenses et recettes : connaissances approfondies
- Capacité d’anticipation : connaissances détaillées
Compétences détaillées spécifiques liées au poste
- Être force de proposition dans le contexte d’une direction en création
- Compétences financières / gestion de projet de recherche
SAVOIR ÊTRE REQUIS :
- Savoir prioriser les contraintes (délais, moyens, coûts), être réactif
- Aptitude à l'autonomie
- Sens de l'organisation, méthode et rigueur
- Ouverture d'esprit, curiosité, bon relationnel
- Adaptabilité aux nouvelles règles de gestion
- Savoir travailler en équipe
CONNAISSANCES ASSOCIÉES :
Connaissance détaillée des règles de la comptabilité et de la gestion financière et hospitalière
Connaissance détaillée de l'environnement de la santé (gestion hospitalière, …)
Connaissance détaillée sur les règles de gestion du personnel
Des connaissances générales juridiques serait un plus, notamment en lien avec les données de santé (RGPD, …)
PRÉREQUIS INDISPENSABLES / FORMATION :
Niveau Bac ou Bac + 2
Comptabilité
Secrétariat
Expérience en assistance de direction
PRÉREQUIS SOUHAITÉS :
Notions en gestion administrative et financière dont les reportings et audit. Une expérience en gestion de projets (suivi financier et reporting) serait un vrai plus.
Description de l'établissement
180 métiers, 1 sens commun.
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